WhatsApp Web für Unternehmen: Alles, was du wissen musst

Für kleinere Unternehmen ist WhatsApp Business eine großartige Möglichkeit, um mit Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Allerdings ist es auch ziemlich anstrengend, dauerhaft Nachrichten auf dem Smartphone zu tippen. Glücklicherweise lässt sich WhatsApp Business per WhatsApp Web auch auf dem PC zu nutzen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie das funktioniert, welche Möglichkeiten dies bietet und ob es überhaupt sicher ist.

Die WhatsApp Business App ist eine praktische Lösung für kleine Unternehmen mit ein bis drei Mitarbeitenden, die ihre Kund:innenen über den beliebtesten Messenger der Welt erreichen möchten. Die Business App ist kostenlos, bietet Unternehmen ein verifiziertes Konto, Textvorlagen und es ist ebenfalls möglich, Geschäftsdetails wie Öffnungszeiten oder den Produktkatalog zu veröffentlichen.

Die Einrichtung von WhatsApp Business erfolgt auf einem Smartphone. Es kann jedoch recht mühsam werden, dauerhaft Nachrichten auf dem Smartphone zu schreiben und zu beantworten – vor allem, wenn man dabei auch noch zwischen Telefon und PC hin- und herwechseln muss, um Kundendaten zu vergleichen oder Produktinformationen nachzuschlagen. Hier kommt WhatsApp Web ins Spiel.

Es ermöglicht dir, deine WhatsApp Business App auf deinem PC über einen Browser oder eine Desktop-Anwendung zu nutzen. Wie funktioniert das? Im Folgenden, erklären wir alles, was du über die PC-Nutzung von WhatsApp Web für dein Unternehmen auf dem Computer wissen musst.

⚠️ Wichtig! Mit der WhatsApp Business-App ist die Einhaltung der DSGVO nicht garantiert! Nur die offizielle WhatsApp Business API garantiert das.



Was ist WhatsApp Web?

Es gibt zwei Möglichkeiten, die reguläre WhatsApp Business App auf dem PC zu nutzen: als browserbasierte App und als Desktop-Anwendung. Laut WhatsApp sind:

WhatsApp Web und Desktop scomputerbasierte Erweiterungen des WhatsApp-Kontos auf deinem Telefon. Die Nachrichten, die du sendest und empfängst, werden zwischen deinem Telefon und deinem Computer synchronisiert und du kannst die Nachrichten auf beiden Geräten sehen.

WhatsApp brachte seinen Web-Dienst 2015 auf den Markt, zunächst nur für Android, Windows und Blackberry, später dann auch für iOS. Die Web-Version synchronisiert deine Unterhaltungen in Echtzeit, sodass du sie sowohl auf deinem Smartphone als auch im Browser lesen und beantworten kannst.

Wie sicher ist die Web-Applikation?

Seit der Einführung im Jahr 2015 hat Meta mehrere Sicherheitsebenen für die Web-Applikation von WhatsApp herausgebracht. Seit Jahren sind die Web-Konversationen beispielsweise Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Allerdings gibt es im Browser der Nutzer:innen Sicherheitsrisiken, die App-Entwickler:innen nicht eindämmen können, anders als bei einer mobilen App. Daher wurde die Browser-Version von WhatsApp Web im März 2022 mit der Sicherheitsfunktion Code Verify aktualisiert. Sie bietet eine unabhängige, transparente Code-Verifizierung durch Dritte.

Das heißt, wenn du Code Verify verwendest, vergleicht die Erweiterung automatisch den Code, der auf WhatsApp Web in deinem Browser läuft, mit der Code-Version von WhatsApp. Wenn es irgendwelche Warnsignale gibt, benachrichtigt Code Verify dich über verdächtige Aktivitäten.

🔐 Datenschutz? Lies, wie du deinen Kund:innen einen sicheren Kundenservice über WhatsApp anbieten kannst!


So nutzt du WhatsApp Web mit der Business App im Browser

Genau wie bei der privaten WhatsApp-Messenger-Nutzung kannst du WhatsApp für den Unternehmensaccount ebenfalls in deinem Browser nutzen. Vor allem, wenn du mehrere Kundenanfragen täglich bearbeiten und gleichzeitig Informationen auf dem PC nachsehen musst, ist es viel bequemer, WhatsApp Web zu nutzen.

Die Einrichtung ist unkompliziert.

  1. Vergewissere dich zunächst, dass du das neueste Update der WhatsApp Business App auf deinem Handy hast.
  2. Öffne nun deinen Internet-Browser. WhatsApp Web unterstützt alle gängigen Browser wie Chrome, Safari, Firefox, Edge oder Opera.
  3. Geh auf die URL: https://web.whatsapp.com. Hier siehst du einen QR-Code.
  4. Öffne nun WhatsApp Business auf deinem Smartphone. Auf einem iPhone gehst du zu den Einstellungen. Bei einem Android-Gerät wählst du die drei Menüpunkte (oben rechts).
  5. Wähle jetzt die Option „Gerät hinzufügen“. Dadurch wird der QR-Scanner auf dem Handy aktiviert.
  6. Scanne den QR-Code im Browser mit deinem Handy.

Damit sind die Geräte synchronisiert und du kannst WhatsApp Web für deine Business App im Browser verwenden. Denk jedoch daran, dass du immer nur ein Browser-Fenster mit WhatsApp Web geöffnet haben kannst.

Wenn du WhatsApp Business lieber direkt auf dem Desktop nutzen möchtest, kannst du alternativ auch die WhatsApp-Desktop-Anwendung herunterladen.


WhatsApp Web als Desktop-Applikation für Windows

Du kannst die Windows-Desktop-Anwendung aus dem Microsoft Store oder von der WhatsApp-Website herunterladen. Wichtig: Stell vorab sicher, dass dein Betriebssystem Windows 8.1 oder neuer ist. Andernfalls funktioniert die Desktop-Anwendung nicht.

WhatsApp Web, WhatsApp Desktop

Sobald du die Anwendung heruntergeladen hast, kannst du den Einrichtungsprozess auf deinem Windows-Computer initiieren. Kurze Zeit später wirst du auch hier einen QR-Code sehen. Folge im Anschluss diesen Schritten:

  • Öffne deine WhatsApp Business App auf deinem Smartphone.
  • Geh zum Menü (Android) oder öffne die Einstellungen (iOS).
  • Wählen nun „Gerät hinzufügen“, um den QR-Code-Scanner zu öffnen und scanne den Code auf dem Computerbildschirm.

Damit hast du schon WhatsApp Desktop auf deinem Windows-Computer aktiviert.


WhatsApp Web als Desktop-Applikation für Mac

Es ist auch möglich, WhatsApp Business auf Apple-Computern zu installieren. Um die Desktop-Anwendung herunterzuladen, geh zunächst in den App Store.

  • Hier findest du die App für WhatsApp Desktop.
  • Lade sie herunter und installiere sie.
  • Ein QR-Code wird auf deinem Bildschirm erscheinen.
  • Öffne nun WhatsApp Business auf deinem  und Handy und geh zu deinen Einstellungen.
  • Wähle die Option „WhatsApp Web / Desktop“.
  • Scanne mit deinem Handy den QR-Code auf dem Computerbildschirm.

Damit kannst du schon WhatsApp Business auf deinem Mac verwenden.

🔎 Finde heraus, wie du deine Facebook-Seite mit der WhatsApp Business App verbindest


Was sind die Unterschiede zwischen WhatsApp Web und Desktop?

Die Oberfläche von WhatsApp Web und WhatsApp Desktop sehen (fast) gleich aus. Was die Funktionalität angeht, bietet die Desktop-Anwendung jedoch einige zusätzliche Features. Du kannst:

  • Tastaturkürzel verwenden
  • den Status der gelesenen Nachrichten ändern
  • zwischen Chats hin- und herspringen
  • Video- und Sprachanrufe tätigen

Doch es gibt auch einige Einschränkungen.


Welche Einschränkungen gibt es bei WhatsApp Web?

Wie bereits erwähnt, garantieren weder die Web- noch die Desktop-Anwendungen die Einhaltung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Es gibt auch kein Ticketing-System für die Zuweisung von Aufgaben oder Nachrichten. Vor allem, wenn dein Unternehmen viele Kundenanfragen über WhatsApp erhält, wird es schnell schwierig, den Überblick zu behalten, wer welche Anfrage beantwortet hat und keine Informationen zu verlieren.

Auch wenn du andere Messenger-Apps für die Kundenkommunikation verwenden, musst du weiterhin zwischen Plattformen und Geräten hin- und herwechseln.

Es ist ebenfalls nicht möglich, Automatisierungslösungen wie Chatbots einzugliedern oder Newsletter zu verschicken.

Zusammenfassend lässt sich daher sagen, dass WhatsApp Web zwar einige Vorteile gegenüber der App-Nutzung auf dem Handy bietet, du damit aber weiterhin doch noch sehr eingeschränkt bist, insbesondere im Vergleich zur offiziellen Business API.


So nutzt du WhatsApp Web mit der offiziellen Business API

Im Jahr 2018 führte WhatsApp seine offizielle Business API ein, die sich an mittlere und große Unternehmen richtet. Anders als die einfache Business App ist die API nicht kostenlos und Unternehmen benötigen einen „WhatsApp Business Solution Provider“ wie MessengerPeople, um Zugang zur API-Schnittstelle zu erhalten. Allerdings bietet die offizielle Business-API auch viele Vorteile.

  • 👨‍⚖️ Du kannst WhatsApp DSGVO-konform nutzen.
  • 🤖 Du kannst Chatbots einbauen.
  • 💻 Alle Nachrichten können zentral im ganzen Team am Desktop verwaltet werden.
  • ✔️ Der grüne Haken zeigt deinen Kund:innen, dass du einen vertrauenswürdigen Kanal hast.
  • 😎 Du musst dir keine Sorgen über Warnungen machen oder darüber, dass dein WhatsApp-Dienst gesperrt wird.

Hier siehst du die wichtigsten Unterschiede nochmals im direkten Vergleich.

WhatsApp Business API

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Nutze WhatsApp Business für dein Unternehmen, mit der Messenger Communication Platform von MessengerPeople!

Die einfachste Möglichkeit, um mit WhatsApp Web für dein Unternehmen zu starten, ist die “Messenger Communication Platform” von MessengerPeople. Damit kannst du…

  • 👨‍⚖️ … WhatsApp (Web) und andere Messenger-Apps über die offizielle WhatsApp Business API für deine Kundenkommunikation nutzen – und dabei DSGVO-konform bleiben.
  • 🗞️ … den Messenger Information Assistant (MIA) nutzen, um deinen Abonent:innen Newsletter zu schicken.
  • 🚀… ohne große IT-Anstrengungen in kürzester Zeit loslegen, und das sogar aus dem Home Office heraus!
  • 💻… alle Nachrichten zentral bearbeiten und beantworten, ganz gleich über welchen Messenger sie hereinkommen.
  • ↔ … Anfragen als Tickets an deine Kolleg:innen schicken, entweder manuell oder über automatisches Routing.
  • 🤖 … Automatisierungslösungen einfach aufsetzen, etwa mit dem einfachen Chatbot Builder, der zudem gratis ist.
  • ⬆️ … deine Effizienz mit Template-Antworten aus dem Chatblock Builder steigern.
  • 💰 … den Kommunikationskanal Nummer eins effektiv und zu einem fairen Preis nutzen, ohne eine Einrichtungsgebühr für eine maximale persönliche digitale Beratung!

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