WhatsApp als Kommunikationskanal für virtuelle Events? So geht´s!

Durch den Corona bedingten Wegfall von Live Events, Messen und Konferenzen sind virtuelle Events, Livestreams und digital only Konferenzen eine gute Lösung für die Veranstaltungsbranche. Und während Vorträge und Panels auch digital ganz gut funktionieren, stellt der direkte Austausch zwischen Teilnehmern und Speakern und Referenten, aber auch mit dem Veranstalter eine echte Herausforderung dar. Immer mehr Veranstalter nutzen für diese Kommunikation jetzt WhatsApp. Wie das (auch DSGVO-konform und skalierbar) funktioniert und wie man das am besten einsetzt, haben wir für Euch getestet.

Hallo, ich bin „Messenger Matze“ und in normalen Zeiten stehe ich ca. 50 Mal pro Jahr auf einer Konferenz-Bühne. Während die Verlagerung von Messen und Konferenzen ins Digitale und damit in mein Homeoffice, viele Vorteile mit sich bringt (weniger Reisen – mehr Jogginghose), fehlt mir als Speaker das direkte Feedback aus dem Publikum und die speziellen Fragen nach einem Vortrag doch sehr. Egal wie gut digitale Konferenzsoftware zum Beispiel Hopin oder Veertly auch in Bezug auf Livestreams sind – eine echte Interaktion oder viele Fragen kommen darüber nicht rein. Ich bin daher dazu übergegangen aktiv meine WhatsApp Nummer auf den Folien zu kommunizieren und bekomme seitdem sehr viel Feedback und einen echten Austausch.

WhatsApp als Kommunikationskanal zwischen Speaker & Publikum für virtuelle Events

Für Veranstalter von digitalen Events ist der Einsatz von WhatsApp als Kanal zum Speaker perfekt. Direkt aufs Smartphone und damit auch unterwegs/während der Veranstaltung im direkten Kontakt. Dank MessengerPeople auch für das Team intuitiv und einfach zu benutzen.

Peter Mestel, Social Media Supervisor des Nürnberg Digital Festival #nuedf

Die Vorteile von WhatsApp für virtuelle Events liegen auf der Hand!

• Fast jeder nutzt WhatsApp. Ich habe als Veranstalter eine breite Zielgruppe.
• WhatsApp ist auf den meisten Smartphones installiert. Teilnehmer können also am PC der virtuellen Konferenz folgen und gleichzeitig per WhatsApp Fragen stellen.
• Dank offizieller WhatsApp Partner und professioneller Software können Speaker und Veranstalter zentral, datenschutzkonform und skalierbar in den Dialog treten.
• Auch in der Nachbereitung „Wie hat Dir das Event gefallen?“ oder im Cross Sell „Wenn wir Dich begeistern konnten, haben wir hier noch ein spezielles Angebot für Dich“ ist WhatsApp unschlagbar!

Wie setze ich als Veranstalter von virtuellen Events WhatsApp in meine Speaker-Kommunikation ein?

Wie bereits geschrieben, benötigt der Veranstalter von virtuellen Events dafür eine professionelle Messenger Softwarelösung. Es einfach direkt über die WhatsApp App oder die WhatsApp Business App zu machen, ist DSGVO problematisch und auch einfach nicht händelbar. Wir bei MessengerPeople arbeiten mit einem modernen Ticketsystem, das an die offizielle WhatsApp Business API angeschlossen ist:

1. In dem Ticketsystem werden alle Speaker als ein eigens Profil angelegt. Die Speaker benötigen also keine eigene WhatsApp-Nummer!
2. Der Veranstalter nutzt eine zentrale und verifizierte WhatsApp-Nummer.
3. Der Zuschauer / Teilnehmer des Livestreams schickt dann seine Fragen einfach an diese Nummer.
4. Nun gibt es 2 Möglichkeiten in der Software:
   • Alle Fragen landen zentral im Ticketsystem und werden manuell von einem Bearbeiter einfach per Drag & Drop an den jeweiligen Speaker verteilt
   • oder per „Autorouting“ erkennt ein Chatbot anhand eines vordefinierten Keywords, zum Beispiel „Ask Speaker-Vorname Speaker-Nachname“ automatisch, dass es eine Frage für den Speaker ist und weist ihm die Frage direkt zu
5. Hat ein Speaker eine Frage erhalten, bekommt er automatisch eine Benachrichtigung. Er logt sich in unsere Software ein und startet den 1:1 Chat.
6. Zur Beantwortung der Frage kann er alle von WhatsApp erlaubten Möglichkeiten wie Video, Fotos, PDF, Links und sogar Sprachnachrichten nutzen.
7. Fragen können auch direkt in den Livestream eingeblendet werden, so dass der Speaker direkt antworten kann.
8. Am Ende des Chats kann dann entweder der Veranstalter oder auch ein Bot nach Zufriedenheit des Teilnehmers fragen und ggf. weiter Infos und Angebot kommunizieren.
9. Nach 24 Stunden ist das Chatfenster geschlossen – ab dann können keine Nachrichten mehr mit dem Teilnehmer ausgetauscht werden (WhatsApp Business Guideline)

Blick ins Tool: So nutzen Veranstalter und Speaker WhatsApp für die Kommunikation mit der Messenger Communication Platform by MessengerPeople

Einbindung der Fragen direkt in den Livestream des virtuellen Events

Best Practice: WhatsApp Nummer bei virtuellen Events bewerben.

Wirklich wichtig für den Erfolg von WhatsApp als Kommunikationskanal für virtuelle Events ist die Bewerbung des Service. Nur wenn Veranstalter an allen möglichen Touchpoints vor und während des Online-Events aktiv und sehr einfach auf die Möglichkeit hinweist, kommen auch genug Fragen rein!

Hier einige Beispiele von unserem eigenen virtuellen Event #WUMMM!

Teilnehmer-Infos per Mail am Event-Tag

Integration der Nummer in den Slides der Speaker

Kommunikation der Nummer und Click-to-Chat-Link auf der Event Webseite

Einbindung der Nummer und Click-to-Chat direkt im Livestream per Bauchbinde

Einbau direkt im Player auf der Eventwebseite

Tafeln zum Programm und Speaker-Ankündigung mit QR Code, der direkt in den WhatsApp-Channel führt.

Hinweis in Social Media und im YouTube Livestream mit Click-to-Chat-Link

Fazit: Zur Nutzung von WhatsApp bei digitalen Events und Livestreams

Werden Tools wie Zoom oder Microsoft Teams eingesetzt, macht WhatsApp keinen Sinn – hier ist die Interaktion ja auch in Bild und Ton oder über den Chat möglich. Bei virtuellen Events mit einer „Bühne“- egal ob im Livestream oder aufgezeichnet, ist der Einsatz von WhatsApp für beide Seiten sehr einfach zu nutzen und innovativ.

Bei unserem Event gab es live ca. 150 Teilnehmer. Insgesamt konnten über 100 Fragen von 76 Teilnehmern über WhatsApp von den Speakern und dem Veranstalter-Team beantwortet werden. Mit durchweg positivem Feedback!

WhatsApp in der Event- & Speaker-Kommunikation schnell, sicher und effektiv einsetzen

Mit unserer Softwarelösung “Messenger Communication Platform” kannst Du…

• 👨‍⚖️ … WhatsApp und andere Messenger DSGVO-konform einsetzen
• 🚀… ohne IT-Aufwand und in kürzester Zeit starten – auch aus dem Homeoffice!
• 💻… alle Nachrichten – egal von welchem Messenger, zentral bearbeiten und beantworten
• ↔ … die Anfragen als Tickets manuell oder per Autorouting automatisiert an die Speaker zuweisen
• 🤖 … ganz einfach Automatisierungen mit Hilfe unseres simplen Chatbot Builders einrichten
• 💰 … den Kommunikationskanal Nr. 1 effektiv und zu einem fairen Pricing und ohne Set-up Gebühr für eine maximal persönliche digitale Beratung nutzen!

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