WhatsApp Business App: Vorteile und Nachteile

2018 brachte WhatsApp eine kostenlose Business-App für Unternehmen auf den Markt. Unternehmen sollten aber bei WhatsApp Business Vorteile und Nachteile abwägen und eher auf die DSGVO-konforme WhatsApp Business API setzen!

WhatsApp ist von deutschen Smartphones nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder, immerhin nutzen 76 Prozent der Deutschen den Messenger-Dienst regelmäßig. Tendenz steigend. Bei der wachsenden Beliebtheit der App ist es daher nicht überraschend, dass sich WhatsApp 2018 dazu entschied, eine Business-Variante herauszubringen, die WhatsApp Business App. Aktuell nutzen über 50 Millionen Menschen weltweit WhatsApp Business.

Für Kleinstunternehmen ist sie kostenlos und wirkt darum zunächst als die attraktivste Business-Lösung. Doch es gibt auch viele Einschränkungen. Im Folgenden klären wir, was die Vorteile der WhatsApp Business App sind, aber auch, wo die Nachteile und Risiken liegen.


WhatsApp Business App vs. WhatsApp Business API: ähnlicher Name,  großer Unterschied!

Wir alle kennen die „WhatsApp App“ aus der privaten Kommunikation. Diese App ist allerdings nicht für den Einsatz im Unternehmen geeignet und die AGB von WhatsApp erlauben auch keine kommerzielle Nutzung der privaten App.

Im Business- und Enterprise-Bereich gibt es daher zwei offizielle Lösungen von WhatsApp:

A) WhatsApp Business App: Für kleine Unternehmen mit bis zu etwa fünf Mitarbeiter:innen (kostenlos, aber problematisch in Bezug auf die DSGVO).

B) WhatsApp Business API: Die datenschutzkonforme Software-Lösung von offiziellen WhatsApp Business Solution Providern (WhatsApp-Partner).

Die folgende Übersicht zeigt im Einzelnen, welche Features welche Variante bietet.

WhatsApp Business API


WhatsApp Business App: Vorteile

Bei der ersten WhatsApp-Business-Lösung handelt es sich um eine kostenlose App, die speziell für Eigentümer von Kleinunternehmen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine schnelle und einfache Kundenkommunikation.

Dabei unterscheidet sich die WhatsApp Business App im technischen nicht wesentlich von der Konsumenten-Variante. Die App wird ganz einfach auf dem Smartphone installiert und ermöglicht dann die Erstellung eines Unternehmensprofils.

WhatsApp Business App kann ein Anfang sein, aber keine professionelle Lösung für Unternehmen!

Es ist nicht abzustreiten, dass die WhatsApp Business App Vorteile sowie einen Mehrwert für kleine Unternehmen bietet. Für Cafés, Blumenhändler, Berater:innen oder Trainer:innen ist sie eine (fast) perfekte Lösung. Wer maximal fünf Mitarbeitende hat, den Nachteil „mangelnder Datenschutz“ ausklammern kann und WhatsApp für Unternehmen kostenlos nutzen möchte, ist mit der WhatsApp Business App gut bedient!

WhatsApp-Business-Features wie die Erstellung eines Produktkatalogs, Labels, Schnellantworten sowie Abwesenheits- und Begrüßungsnachrichten erleichtern zudem deinem Unternehmen die Kundenkommunikation.

⛔ Nachteil
WhatsApp Business App & DSGVO ist problematisch!

Fünf Gründe, warum die WhatsApp Business App für Unternehmen nicht geeignet ist

1. Die WhatsApp Business App ist nicht DSGVO-konform!

Die WhatsApp Business App greift, wie die private App von WhatsApp, auf Daten im Telefonbuch zu und verarbeitet diese. Außerdem laufen Chats über US-Server, es werden Metadaten ausgetauscht und noch einige Dinge mehr, die nicht so einfach mit deutschem Datenschutz vereinbar sind!

Die LfD Niedersachsen hat bereits mehrfach öffentlich betont, dass der Einsatz von WhatsApp durch Unternehmen zur betrieblichen Kommunikation gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verstößt.

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

🔏 Weitere detaillierte Infos dazu, wie Unternehmen WhatsApp DSGVO-konform nutzen können, bietet unser kostenloses Webinar mit Rechtsanwalt Dr. Carsten Ulbricht!

 

Darum starten zahlreiche Unternehmen mit der WhatsApp Business App, kommen dann aber ganz schnell an ihre Grenzen bei der Nutzung. Das Thema „DSGVO“ ist meist der wichtigste Grund.

Die WhatsApp Business App hielt beim Test weder unserem Anspruch an DSGVO-Konformität stand, noch stellte die App im Tagesgeschäft eine praktikable Lösung dar, da sie nicht von mehreren Mitarbeiter:innen gleichzeitig nutzbar ist.

Dr. Michael Schreier, Geschäftsführer der Wehlage & Kollegen Insolvenzverwalter GmbH

2. Bei mehr als fünf Mitarbeiter:innen nicht mehr praktikabel

Kundenkommunikation liegt häufig nicht nur bei einer Person im Unternehmen. Mit WhatsApp Business kann aber immer nur ein Mitarbeitender eingehende Anfragen beantworten und auch nur, wenn dieser das Smartphone hat. Das ist nicht nur in Zeiten von Homeoffice problematisch, sondern auch grundsätzlich, wenn mehrere Kolleg:innen an unterschiedlichen Orten oder Standorten arbeiten sollen oder die Person mit dem Smartphone im Urlaub ist.

Hinzu kommt, dass die Anzahl und / oder die Art der Anfragen auch so groß sein kann, dass es gar nicht mehr nur von einer Person bewältigt werden kann. Bei der mittelständische Marketing-Agentur I love DESIGN zeigte sich genau das.

Wir haben mit der WhatsApp Business App angefangen und jeder Mitarbeitende hatte einmal am Tag das ‚WhatsApp-Handy‘. Irgendwann hatten wir so viele Anfragen, dass das System so nicht mehr funktionierte und wir eine skalierbare Lösung gesucht haben.

Tim Bünger, Gründer und Geschäftsführer von I love DESIGN

Übrigens: Selbst für Kleinunternehmen gibt es passgenaue professionelle Lösungen, die sowohl viele Möglichkeiten bieten als auch mit kleinem Budget umsetzbar sind!

3. Keine API-Schnittstellen mit bestehenden CRM-Systemen

Auch kleine und mittlere Unternehmen wollen ihren Kund:innen eine reibungslose und schnell zielführende Kommunikation bieten. Dazu gehört auch das Wissen darüber, was der letzte Gesprächspunkt war. Und das kann durchaus auch mal ein Telefonat oder eine E-Mail gewesen sein.

All diese Informationen laufen heutzutage bei fast jedem Unternehmen in einem CRM-System zusammen. Die WhatsApp Business App ermöglicht hier jedoch keine Schnittstelle. Somit bleibt die Kundenkommunikation völlig isoliert auf dem Smartphone und wichtige Informationen gehen verloren.

4. Beschränkte Automatisierungsmöglichkeiten

Sobald Unternehmen anfangen, WhatsApp als Kommunikationskanal einzusetzen, stellen sie fest: die Kund:innen lieben es. Dann stehen sie aber häufig vor dem nächsten Problem: Mit der WhatsApp Business App lassen sich keine Automatisierungslösungen wie etwa Chatbots einsetzen.

Genau diese sind aber sehr hilfreich und können das Team beispielsweise bei wiederkehrenden Anfragen entlasten und somit viel Zeit sparen.

Unser WhatsApp-Chatbot beantwortet bereits mindestens die Hälfte der eingehenden Anfragen und unsere Kund:innen sind happy damit.

Matthias Leibitz, CEO & Co-Founder von T1TAN

WhatsApp Chatbots können heute ganz einfach und ohne Programmierkenntnisse aufgesetzt werden und bis zu 80 Prozent der wiederkehrenden Fragen automatisiert beantworten.

💡 Lesetipp: Finde heraus, wie Unternehmen Chatbots im First-Level-Support nutzen

5. WhatsApp Newsletter / Promotional Messages nur über die API möglich!

Im Juni 2021 erweiterte WhatsApp die Arten von Nachrichten, die Unternehmen an ihre Kund:innen senden dürfen. Der Newsletter-Versand über die Broadcast Listen der WhatsApp Business App ist aber nach wie vor nicht erlaubt!

Nur über die WhatsApp Business API können Unternehmen wieder proaktiv Newsletter / Promotional Messages wie Back-in-Stock-Updates, personalisierte Empfehlungen oder neue Produkte und Events verschicken.

WhatsApp Promotional Messages

Gerade diese Newsletter-Kampagnen sind es aber, die eine besonders enge Kundenbindung schaffen. Unternehmen, die die WhatsApp-Newsletter geschickt über die API einsetzen, haben einen besseren Kundenaustausch und können auch ihren Umsatz steigern.


Drei Unternehmen, die von der WhatsApp Business App zur WhatsApp Business API gewechselt sind!

Ein Wechsel von der WhatsApp Business App zur API kann viele Vorteile bringen, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen.

1) Online-Farbhändler „MissPompadour“: Kundenanfragen endlich einfach managen

Für den Online-Farbhändler MissPompadour waren die vielen Kundenanfragen mit dem privaten WhatsApp-Handy schnell nicht mehr zu managen. Das Unternehmen wechselte also zunächst zur kostenlosen Business App.

Doch nachdem auch die WhatsApp Business App die Anforderungen für ein professionelles Unternehmen nicht erfüllen konnte, zog MissPompadour schnell und einfach mit MessengerPeople zur API um.

Der Umzug war so erfolgreich, dass MissPompadour gemeinsam mit MessengerPeople 2022 sogar den Deutschen Preis für Onlinekommunikation abräumte!

Die Affiliate-Plattform für Influencer stylink: automatisierte Hilfe

Die Affiliate-Plattform stylink hilft Influencer:innen dabei, Affiliate-Links für ihre Social-Media-Profile zu erstellen. Dabei stellte sich schnell heraus: WhatsApp war die ideale Plattform dafür. Nur benötigte stylink für das automatisierte Verschicken von passgenauen Links auch eine skalierbare Lösung mit CRM-Schnittstelle, Chatbots und WhatsApp-Notifications. So landeten sie bei der WhatsApp API und der Messenger Communication Platform von MessengerPeople.

Seitdem ist stylink noch weiter gewachsen. Das Unternehmen ist jetzt sogar in den USA präsent und nutzt hier ein weiteres Feature der Messenger Communication Platform: den Zugang zum Apple Business Chat und iMessage!

3) Die Marketing-Agentur I love DESIGN: skalierbare Lösung

Zuerst hatte die Marketing-Agentur I love DESIGN den WhatsApp-Service über die WhatsApp Business App abgebildet und jeder Mitarbeitende hatte einmal am Tag das „WhatsApp-Handy“. Irgendwann hatten die Agentur aber so viele Anfragen, dass das System so nicht mehr funktionierte und sie eine skalierbare Lösung brauchten.

Ein Wechsel zu MessengerPeople geht sehr schnell und einfach

Wer von der WhatsApp Business App zur API mit der Software-Lösung von MessengerPeople wechseln möchte, muss dafür aber weder besonders viel Zeit einplanen noch IT-Kenntnisse mitbringen.

  • Die bestehende Rufnummer kann mitgenommen werden.
  • Bestehende Chats und Kund:innen bleiben erhalten.
  • Keine hohen Anforderungen an Technik und IT.
  • Umfassendes Onboarding und persönliche Betreuung durch das MessengerPeople-Team.

MP Zitat MissPompadour, Erik Reintjes Geschäftsführer, schneller Softwarewechsel


Weitere Erfolgsgeschichten zur Messenger-Kommunikation bringt dir unser aktueller MessengerPeople Newsletter! 

Jetzt anmelden


WhatsApp Business API und MessengerPeople: Die sichere, skalierbare und professionelle Lösung!

Damit ist klar: Wer eine Lösung sucht, die datenschutzkonform und skalierbar ist und zudem wichtige Funktionen für den Kundenaustausch bietet, braucht eine professionelle Software-Lösung für die offizielle WhatsApp Business API.

Darüber kann WhatsApp wirklich 100 Prozent DSGVO-konform genutzt werden und es gibt deutlich mehr Spielraum Kundenkommunikation von Marketing über Kundenservice und Beratung bis Sales professionell und effizient abzubilden.

Wir haben uns für die Software-Lösung von MessengerPeople entschieden, da sie 100 Prozent DSGVO-konform ist. Außerdem schätzen wir sehr die Möglichkeit der Ticketzuweisung und den einfachen Empfang und die unkomplizierte Weiterverarbeitung von Dokumenten und Bilddateien.

Dr. Michael Schreier, Geschäftsführer der Wehlage & Kollegen Insolvenzverwalter GmbH

Wir bieten mit unserer Messenger Communication Platform das erste professionelle und datenschutzkonforme Ticketsystem speziell für Kundenkommunikation via WhatsApp an. Unsere Software-lösung ist an die offizielle WhatsApp Business API angeschlossen und ermöglicht dir dadurch professionelle und skalierbare Kundenkommunikation. Hier kannst du einen ersten Eindruck von unserem Produkt gewinnen!


Weitere spannende Artikel zu WhatsApp Business